今天智為銘略小編細談GB/T 29490-2013《企業(yè)知識產(chǎn)權管理規范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“標準”）關(guān)于體系文件的要求。

首先看看標準條款4.2.1文件要求總則：

“知識產(chǎn)權管理體系文件應包括：a）知識產(chǎn)權方針和目標；b）知識產(chǎn)權手冊；c）本標準要求形成文件的程序和記錄。”

總則里寫(xiě)了，體系文件包括①方針、②目標、③手冊、④程序、⑤記錄。

下面智為銘略小編一一展開(kāi)。

一、知識產(chǎn)權方針

 標準條款5.2即對知識產(chǎn)權方針的要求：

“*高管理者應批準、發(fā)布企業(yè)知識產(chǎn)權方針，并確保方針：a）符合相關(guān)法律和政策的要求；b）與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展相適應；c）在企業(yè)內部得到有效運行；d）在持續適宜性方面得到評審；e）形成文件，付諸實(shí)施，并予以保持；f）得到全體員工的理解。”

解讀

意思是，方針要以文件形式發(fā)布，要有*高管理者的批準記錄，要在企業(yè)范圍內全員普及，還要在管理評審活動(dòng)中進(jìn)行適宜性評審。一般來(lái)說(shuō)，方針可以寫(xiě)入手冊發(fā)布，也可以單獨以企業(yè)*高層決策文件的形式發(fā)布。而*高管理者的批準記錄，則可以是方針文件下款處的*高管理者簽字，也可以在方針文件中直接出現“經(jīng)總經(jīng)理某某某（要寫(xiě)出*高管理者的實(shí)際職位、姓名）批準”的字眼。

二、知識產(chǎn)權目標

標準條款5.3.2即對知識產(chǎn)權目標的要求：

“*高管理者應針對企業(yè)內部有關(guān)職能和層次，建立并保持知識產(chǎn)權目標，并確保：a）形成文件并且可考核；b）與知識產(chǎn)權方針保持一致，內容包括對持續改進(jìn)的承諾。”

解讀

意思是，目標也要以文件形式發(fā)布，要有*高管理者的批準記錄，要具有層次且不能偏離方針要求，要與企業(yè)內部職能或部門(mén)相對應，還要進(jìn)行考核。一般來(lái)說(shuō)，可制定長(cháng)期、中期、短期目標，并在期限結束前完成考核。

三、知識產(chǎn)權手冊

標準條款4.2.3即對知識產(chǎn)權手冊的要求：

“編制知識產(chǎn)權手冊并保持其有效性，具體內容包括：a）知識產(chǎn)權機構設置、職責和權限的相關(guān)文件；b）知識產(chǎn)權管理體系的程序文件或對程序文件的引用；c）知識產(chǎn)權管理體系過(guò)程之間相互關(guān)系的表述。”

解讀

意思是，知識產(chǎn)權手冊要包含企業(yè)知識產(chǎn)權管理體系組織架構，以及架構內各職能部門(mén)的分工、職責，要理順各管理過(guò)程的相互關(guān)系，還要引出體系相關(guān)的程序文件。值得注意的是，知識產(chǎn)權手冊是企業(yè)內部知識產(chǎn)權管理活動(dòng)應長(cháng)期遵循的綱領(lǐng)性文件，也會(huì )作為企業(yè)知識產(chǎn)權管理體系評價(jià)和審核的依據，因此，知識產(chǎn)權手冊的內容必須對應標準各條款的要求進(jìn)行策劃，應覆蓋企業(yè)內部全部知識產(chǎn)權管理活動(dòng)，如有刪減條款，必須在手冊范圍或應用部分予以說(shuō)明。

四、知識產(chǎn)權貫標文件編寫(xiě)程序

標準中有10個(gè)條款出現了這樣的表述——“應編制形成文件的程序”，分別是：4.2.4 外來(lái)文件和記錄文件、5.3.3 法律和其他要求、 6.4 信息資源、7.1 獲取、7.2 維護、7.3.1 實(shí)施、許可和轉讓、7.4.1 風(fēng)險管理、7.4.2 爭議處理、7.6 保密、9.2 內部審核。

解讀

這樣意味著(zhù)上述10個(gè)管理過(guò)程需要建立程序文件，但要注意并不是一定要形成10個(gè)程序文件。我們在構建程序文件的時(shí)候，往往會(huì )考慮把責任部門(mén)一致、關(guān)聯(lián)性高的管理過(guò)程要求編入同一個(gè)程序文件。舉個(gè)例子，某企業(yè)對應標準7.1-7.4條款的知識產(chǎn)權獲取、維護、運用、保護這4個(gè)基礎管理過(guò)程的職責都由知識產(chǎn)權部承擔，則可以形成《知識產(chǎn)權管理程序》，以體現該企業(yè)知識產(chǎn)權管理的統一性。此外，對于標準沒(méi)有明確要求建立程序，但企業(yè)內部有明顯的規范流程要求的管理過(guò)程，比如管理評審、合同評審等等，也可以建立程序予以規范。

五、知識產(chǎn)權貫標文件記錄

標準條款4.2.4 b）是這樣描述的：“建立、保持和維護記錄文件，以證實(shí)知識產(chǎn)權管理體系符合本標準要求，并有效運行。” 

由此可見(jiàn)，記錄文件的作用在于作為體系運行的證據，以便檢驗體系的符合性與有效性。

解讀

標準中明確要求形成記錄的條款包括：6.1.2 教育與培訓、7.1 獲取、7.2 維護、7.5 合同管理、8.2 研究開(kāi)發(fā)、8.4 生產(chǎn)、8.5 銷(xiāo)售與售后，共7個(gè)條款。那是否就只是這7個(gè)管理過(guò)程需要設計記錄文件呢？并不。基于痕跡管理、保留證據考慮，一般我們會(huì )盡量在每個(gè)依據標準進(jìn)行管理的過(guò)程都建立記錄文件或保留可以充當記錄文件的相關(guān)證據文件，否則，體系的符合性與有效性將難以驗證。

六、總結

以上就是知識產(chǎn)權管理體系的文件要求。溫馨提示，知識產(chǎn)權外來(lái)文件（包括行政決定、司法判決、律師函件，標準條款4.2.4a）也是另外一種形式的體系文件哦。